הפוסט הזה קצר אך הוא מכיל המלצה חמה מניסיון אישי שיהפכו את חיי העצמאיים לפשוטים יותר, יעילים יותר, מסודרים יותר וגם זולים יותר.
קוראים לזה הנהלת חשבונות אונליין.

עד לא מזמן, הנהלת החשובות של העסק שלי התבצעה בדרך הישנה והטובה: פנקסי חשבוניות וקבלות, שליחת קבלות בדואר, הצעות מחיר בפקס או באימייל וכו'. שקלתי וניסיתי לבצע הסבה למערכת ניהול חשבונות אונליין, אני בחרתי את חברת icount.

בהתחלה היה חשש ועלו השאלות הרגילות:

• האם זה בטוח?
• האם הנתונים לא יכולים להעלם?
• מה יקרה אם החברה תפשוט את הרגל?
• מה יקרה אם תהיה תקלה והמערכת לא תעבוד ולא אוכל להנפיק מסמכים בתקופה זו?
• האם קיימות כל הפונקציות שאני צריכה כדי לנהל את העסק שלי?
• כמה זה עולה והאם זה משתלם כספית?
• האם יש תמיכה?

אז התחלתי לברר, ולאט לאט החששות התפוגגו:

• המערכת בטוחה באותה רמה בה ניהול החשבון בנק דרך האינטרנט בטוח. מעבר לשם משתמש וסיסמא, יש גם מזהה חברה שמהווה שכבה נוספת של אבטחה, שזה (בינינו) מרגיע.
• הנתונים נשמרים בענן של amazon, וניתנים גם להדפסה ולשליחה לאימייל של בעל העסק כך שהחשש שנתונים יעלמו להם, התפוגג.
• פשיטת רגל – טוב, זה יכול לקרות לכל חברה, אך הסיכויים יחסית נמוכים כי החברות הללו בדרך כלל רווחיות, מה גם שניתן לעבור לחברה אחרת במקרה והרע מכל קרה (גיבוי הנתונים עדין קיים בענן).
• לא נתקלתי בתקלה שהשביתה אותי, ואם היתה בעיה אז היא סודרה במהירות מפתיעה.
• המערכת, בצורה פשוטה יודעת להנפיק כל סוגי המסמכים כגון הצעת מחיר, הזמנת עבודה, חשבוניות, קבלות, חשבון עסקה ועוד. ניתן לנהל הוצאות, סליקות אשראי, כרטסת לקוחות ומה לא. כל המסמכים מכילים חתימה אלקטרונית וניתנים לשליחה דרך המערכת ישירות ללקוחות .
• המחיר הוא מאוד זול, אם אתם עסק זעיר ולא מוציאים יותר מ-100 מסמכים בחודש, זה עולה רק 100 ש"ח לשנה. אם אתם גדלים עם העסק ומוציאים כבר כמויות גדולות, אז המחיר עולה מעט, אך עדין משתלם מאוד.
• יש תמיכה דרך פנייה במערכת שנענית תוך שעה. בנוסף ישנו פורום טכני ומקצועי במערכת.

עוד כמה פרטים חשובים שעזרו לי להחליט:

• לגבי הפן העיצובי,  ניתן לשלב ולעצב חתימה עם הלוגו בכל מסמך ואימייל.
• ישנה אינדיקציה אם לקוח פתח את המסמך.
• אם נעשתה טעות במסמך, ניתן לתקנו. אם מדובר במסמך חשבונאי אז ניתן להוציא מסמך ביטול.
• ניתן לייבא כרטסת לקוחות קיימת מאקסל.
• ניתן בליחצת כפתור להעביר את הנתונים לרואה חשבון.
• המערכת מגיעה עם אפליקציה למובייל המאפשרת הנפקה וצפייה במסמכים מהנייד.

לסיכום,
מבחינת הנהלת החשבונות, העסק היום יעיל יותר, מסודר יותר ועובד מהר יותר מבחינת הנפקת מסמכים.
הכל מתוייק ומאורגן וישנו אפס בזבוז זמן על חיפוש מסמכים .
מבחינת עלות, זה הרבה יותר זול מהדפסת פנקסי קבלות וחשבוניות וכן אין צורך להוציא כספים על מעטפות ובולים.

ממליצה בחום לכולם, אצלי זה ביצע מהפך.

ניתן להתרשם מהמערכת כאן.

**ישנן מערכות דומות כגון "חשבונית ירוקה", אך אני ממליצה על מה שיש לי נסיון איתו.

דייזי עיצוב גרפי www.daisydesign.co.il